En la era digital actual, mucha gente opta por escanear sus documentos en lugar de conservarlos en papel. Pero, ¿cuál es la mejor opción para escanear documentos? Hay varias formas de escanear documentos, y cada una tiene sus propias ventajas e inconvenientes.
A continuación veremos las tres formas más habituales de escanear documentos, y cómo decidir cuál es la más adecuada para ti.
¿En qué consiste el escaneo de documentos?
El escaneo de documentos es el proceso de convertir los documentos en papel en formato digital. Esto puede hacerse utilizando un escáner, o haciendo una foto del documento con una cámara digital o un smartphone.
Una vez digitalizado el documento, puede almacenarse en un ordenador o en la nube, y compartirse con otros a través del correo electrónico o las redes sociales.
Esta técnica puede utilizarse para diversos fines, como archivar papeles importantes, hacer copias de seguridad de documentos esenciales y compartir información con los compañeros.
Para las empresas, el escaneo de documentos puede ayudar a mejorar la eficiencia y la productividad al reducir la necesidad de manejar físicamente los documentos en papel. También puede ahorrar espacio en la oficina, ya que los archivos digitales ocupan mucho menos que sus homólogos en papel.
3 formas más habituales de escanear documentos
Hay varias formas de escanear documentos. Los tres métodos más comunes son utilizar un escáner, hacer una foto con el teléfono o utilizar una fotocopiadora.
El Escáner:
El escáner es el método más popular, ya que ofrece los resultados de mejor calidad. Los escáneres utilizan la luz para capturar una imagen del documento que luego se convierte en un archivo digital.
Esto significa que puedes editar el documento en tu ordenador y darle el aspecto que deseas antes de imprimirlo. El inconveniente del escaneo es que puede ser más lento que otros métodos, y si tienes muchos documentos que escanear, puede llevar un tiempo.
Usar el teléfono para escanear:
Hacer una foto de tu documento es una forma rápida y sencilla de pasarlo a formato digital. Puedes utilizar la cámara de tu teléfono o una cámara digital independiente.
La calidad de la imagen puede no ser tan alta como si la hubieras escaneado, pero será lo suficientemente buena para la mayoría de los propósitos. La ventaja de este método es que es muy rápido: puedes hacer una foto en segundos, y no es necesario conectarse a un ordenador o a un escáner.
App para escanear con el teléfono
Hay varias aplicaciones disponibles que pueden ayudarte a escanear documentos rápida y fácilmente, y muchas de ellas son gratuitas. Lo más importante que debes buscar en una aplicación es la fiabilidad.
Quieres una aplicación que escanee tus documentos con rapidez y precisión, sin errores. Otro aspecto importante a tener en cuenta es la calidad de las imágenes escaneadas.
Algunas aplicaciones producen imágenes de baja calidad que son difíciles de leer, así que es importante encontrar una que produzca escaneos claros y legibles. Además, puedes considerar una aplicación que ofrezca funciones adicionales, como la posibilidad de recortar o girar las imágenes, o crear archivos PDF. Con tantas opciones disponibles, seguro que hay una aplicación que satisface tus necesidades..
La fotocopiadora
Por último, puedes utilizar una fotocopiadora para escanear documentos. Esto no te dará los mismos resultados de calidad que el escaneo, pero es mucho más rápido.
Las fotocopiadoras funcionan proyectando una imagen del documento sobre el papel, que luego pasa por la máquina. La mayor desventaja de este método es que tendrás que comprar papel especial para fotocopias, que puede ser caro.
Sin embargo, si sólo necesitas escanear unos pocos documentos, ésta puede ser la mejor opción para ti.
Cosas que debes considerar a la hora de escanear un documento
Al escanear un documento, hay que tener en cuenta algunas cosas para obtener los mejores resultados. En primer lugar, es importante elegir el escáner adecuado. Los escáneres planos son adecuados para escanear páginas individuales, mientras que los escáneres de hojas son mejores para escanear grandes cantidades de documentos.
En segundo lugar, asegúrate de que los documentos están colocados correctamente en la cama del escáner. Si no es así, pueden salir torcidos o recortados.
En tercer lugar, ten en cuenta el ajuste de resolución del escáner. Una resolución más alta dará lugar a una imagen de mayor calidad, pero también tardará más en escanearse.
Por último, ten un plan sobre qué hacer con los documentos escaneados. ¿Se enviarán por correo electrónico, se almacenarán electrónicamente o se imprimirán? Saber qué hacer con los documentos escaneados antes de iniciar el proceso puede ayudar a garantizar un flujo de trabajo fluido y eficiente.
La conclusión es que hay pros y contras en las diferentes opciones, por lo que es importante sopesar las necesidades de tu empresa y los documentos específicos que necesitas escanear frente a las funciones que ofrece cada opción de escaneo.Si tienes alguna pregunta o quieres ayuda para decidir qué opción es la mejor para tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En Tramatecnic es una de la mejores cospisteria en Barcelona donde podemos ayudarte a determinar qué solución de escaneado se adapta mejor a tus necesidades específicas.
